Le riunioni: sono l’unico a pensare che siano inutili?

riunione

Durante l’ultima edizione del mio corso Camerieri Venditori ho fatto una lunga chiacchierata con Carlo, il titolare di un ristorante del Nord Italia.

Era appena finito un mio intervento e stavamo tutti andando a prendere un caffè, quando Carlo si avvicina e mi dice:

“Ciao Giuliano, posso farti una domanda? Ma sono l’unico a pensare che le riunioni siano inutili?

Devo dire che sono rimasto perplesso, quindi ho provato ad indagare: “Scusami, credo di non aver capito. Che cosa intendi?”

E Carlo mi risponde: “Quello che voglio dire, è che siamo 15 persone a lavorare nel ristorante: 4 in cucina e 9 in sala, più mia moglie e me.

Ogni volta che devo preparare una serata, introdurre un nuovo piatto, fare una nuova campagna di marketing, ne parlo con tutti nella nostra riunione settimanale.

Ho scelto di fare una riunione a settimana per mantenere il controllo di quello che succede nel locale.

Chiedo ai ragazzi come va, li aggiorno sulle novità.

Ci sono molte cose da fare, che io spesso delego.

Quindi ogni settimana in riunione attribuisco i compiti e la settimana successiva vedo se le indicazioni sono state seguite”. 

Perplesso dalla sua frase gli ho risposto: “Quindi anche tu pensi che siano importanti. Anzi, probabilmente le reputi necessarie, altrimenti non le faresti settimanalmente!”

“No Giuliano. Provo a spiegarmi meglio.

Io faccio le riunioni settimanali perché quando non le faccio, la collaborazione tra le persone scende. Diminuisce anche la chiarezza dei compiti di ognuno e aumenta quindi la confusione.

Ma quando controllo i compiti assegnati, se il lavoro non ha dato i risultati che volevo, spesso la riunione diventa una discussione infinita sulle cause del mancato risultato. E quasi mai se ne viene a capo.

Ecco, questo per me è veramente una gran perdita di tempo.”

Questa è stata la mia chiacchierata con Carlo e penso che tu possa essere d’accordo con lui.

In fondo, noi imprenditori della ristorazione siamo persone che amano fare le cose. Quindi in una riunione in cui si gira molto intorno alla conclusione, tutti esprimono la loro opinione ma alla fine ognuno rimane della propria, spesso viviamo un profondo senso di frustrazione.

In questo caso la frustrazione è legittima: tutti, di fronte ad una cosa che non riesce in azienda, vorremmo trovare il responsabile del fallimento e una soluzione alternativa che ci garantisca il successo.

E probabilmente questo è quello che vogliono tutti i partecipanti alla riunione.

Quello che serve (e che spesso manca) è un metodo, ed alcuni strumenti essenziali.

Iniziamo dagli strumenti essenziali.

In primo luogo è importante ricordare a tutti data e orario della riunione, un giorno prima. Basta un whatsapp al gruppo della riunione se pensi che mandare una mail sia troppo “aziendale”.

È importante che in quel messaggio tu ricordi i punti principali che verranno discussi e i compiti che hai assegnato la settimana precedente e di cui quindi controllerai i risultati.

Questo suggerimento può sembrare eccessivo. Mandare l’ordine del giorno in anticipo ai partecipanti lascia in bocca il sapore della riunione di condominio!

Eppure questa semplice azione ha due vantaggi fondamentali:

  • il primo è che una volta fissati gli argomenti della riunione sarà più facile rimanere su quelli, evitare di perdere tempo ed evitare che la riunione si perda in chiacchiere da bar;
  • il secondo è che ogni persona saprà di cosa si parlerà e quindi dovrà essere informata se l’argomento riguarda il proprio lavoro e/o i propri compiti da consegnare in quella riunione.

Ricordare i compiti assegnati la settimana prima aiuta le persone a non essere distratte, a non trascurare le cose che devono fare.

Quindi il primo punto da ricordare quando si fa una riunione è l’ordine del giorno da inviare a tutti il giorno prima. Soprattutto se le persone non sono abituate a fare le riunioni.

Il secondo punto è: come si assegnano le attività da svolgere.

Un’attività da svolgere potrebbe essere:

  • proporre un nuovo dolce per ampliare il menù;
  • usare per tutta la settimana una nuova frase per proporre i vini ai clienti e aumentare lo scontrino medio delle serate;
  • mandare un’offerta via e-mail a tutti i clienti per invitarli ad una serata particolare.

Questi sono esempi di compiti assegnati alle persone.

Manca però una cosa fondamentale, ogni volta che date un compito dovete indicare chiaramente:

  • chi è il responsabile di tale compito: è evidente che se nessuno si sente responsabile di un compito, questo compito non verrà fatto. Se assegni il compito in maniera vaga, sarà più complesso capire chi non ha lavorato come doveva;
  • entro quale data deve consegnare il risultato: una scadenza è necessaria. Ogni tuo collaboratore è, come te, pieno di cose da fare. Attività che nella maggioranza dei casi, tra l’altro, gli hai assegnato tu. Se non dai una data entro cui fare questa attività, andrà in coda a tutte quelle che hanno una data assegnata;
  • un’idea chiara del risultato che ti aspetti: capita spesso che chi assegna il compito ha un’idea chiara di quello che deve essere fatto, ma questa idea viene indicata solo approssimativamente alla persona che dovrà svolgere l’attività in questione. Questa è la madre di tutti gli errori: se non dettaglio la mia richiesta, i dettagli li deciderà qualcun altro e il risultato potrebbe essere molto diverso da come lo voglio io.

Il terzo punto fondamentale è che: per evitare che una riunione diventi una guerra di opinioni relative a qualcosa che è andato storto, serve un deciso e costante utilizzo dei KPI (Key Performance Indicator – ovvero indicatori dei risultati più importanti). Ma di questo parlo ampiamente durante il corso Camerieri Venditori.

Quindi, questo articolo è dedicato a Carlo e a tutti quelli che preferirebbero “lavorare” piuttosto che fare una riunione.

Lo so che preferiresti stare in cucina, occuparti degli acquisti, delle fatture oppure avviare una nuova campagna di marketing.

Ma la tua attività non coincide con la tua persona.

Hai oltre 20 braccia che possono essere utili a fare quello che pensi debba essere fatto.

E per evitare che queste 20 braccia si intreccino tra loro creando soltanto casino e perdita di tempo, la riunione è uno degli strumenti più importanti che hai per dirigere la tua attività.

Delle riunioni, dei KPI, della gestione del personale parlo ampiamente nel corso Camerieri Venditori.

Se la pensi come Carlo, è un corso che non puoi perdere e che ti consegnerà una infinità di strumenti per governare la tua attività al meglio.

Vuoi avere qualche informazione in più?

Ti basta fare clic sul link

>> Voglio più informazioni sul corso Camerieri Venditori <<

La prossima edizione sarà il 25 marzo 2019 e a breve aprirò le iscrizioni, perciò non perdere tempo.

E soprattutto non fare una riunione per decidere!

2019-01-07T16:36:07+00:00