Sono certo che nella gestione prenotazioni ristorante anche da succede una cosa del genere:
-“Buonasera, ristorante Bellanapoli”
-“Buonasera, vorrei prenotare un tavolo, è possibile?”
-“Certo, per quando?”
-“V**dì alle ****uno, ***tto”
-“Come scusi, non l’ho sentita può ripetere?”
-“VENERDÌ ALLE 21:00! Siamo in quattro!”
-“controllo in agenda…”
passa qualche minuto
-“mi dispiace ma non ho posto, ma mi si libera un tavolo alle 21:30, può andare?”
-“*****”
-“come scusi non si sente bene… può spostarsi un attimo?”
-“Sì, va bene per le 21:30”
-“ok perfetto, a che nome segno?”
-“Mar **ssi”
*-“… come scusi?”
-“MARIO ROSSI!!!” *
*-“Mi lascia ANCHE un numero di telefono…”
-“334…” *
*-“aspetti un attimo che lo scrivo, può ripetere?”…
Tutto ciò può sembrarti una routine, ma a ben guardare è un danno per il tuo locale sia in termini di efficienza che in termini di fatturato.
Quante prenotazioni tramite telefonate come queste sbagli a trascrivere e quante altre ne perdi perché il telefono è occupato?
Ma soprattutto quanto tempo impieghi per prendere una prenotazione o a rispondere, una volta che il tuo locale è al completo : “mi spiace, siamo pieni“?
In realtà, per evitare tutto questo ti basterebbe automatizzare le gestione prenotazioni ristorante.
Ti spiego come è possibile in questo articolo.
Le 3 conseguenze spiacevoli della gestione prenotazioni telefoniche ristorante con il telefono
Se nel tuo locale la prenotazione tavoli viene gestita solo da te, perché hai trasferito le chiamate sul tuo cellulare oppure per liberarti di questo peso vige la regola del “chi passa risponde” avrai sicuramente a che fare con queste 3 tipologie di prenotazioni:
1. La prenotazione sbagliata
È quella prenotazione che prendi in modo distratto.
Rispondi al telefono mentre sei impegnato a fare altro, il telefono non prende bene o il cliente mentre parla si confronta con gli amici creando un conversazione confusa.
Così, dopo almeno 10 minuti al telefono il risultato è “la prenotazione sbagliata“.
Così nel pieno del servizio, con il locale a tappo si presenterà alla porta proprio quella prenotazione.
In una serata in cui potevi aspettarti qualsiasi cosa questa era l’unica che non ti aspettavi perché sulla tua agenda prenotazioni avevi scritto tutt’altra data.
Ed ecco che mentre tu cerchi di rimediare un cantuccio dove sistemarli questi si imbestialiscono perché si aspettavano di trovare la tavola già apparecchiata e invece si ritrovano a mangiare in un tavolo di ripiego o ad essere mandati via, accompagnati dalle tue scuse inutili.
2. La prenotazione fantasma
Ciò accade nel momento in cui hai deviato le chiamate sul tuo cellulare e ti ritrovi a rispondere in qualsiasi situazione.
Che tu sia in cucina, a fare la spesa, in macchina o hai addirittura trovato il tempo di riposare 5 minuti tra un servizio e l’altro ti trovi comunque a dover a rispondere al telefono per prendere le prenotazioni.
Preso da tutto il resto, chiudi il telefono e pensi: “Adesso lo segno in agenda”, e in quell’istante la prenotazione scompare.
Ti passa di mente e te ne ricorderai solo quando quei clienti varcheranno la soglia del tuo locale.
Sarà in quel momento che le memorie riaffioreranno e dovrai essere bravo a sistemarli senza far trasparire il fatto che di loro ti eri completamente scordato, oppure potrai fare la figura del cioccolataio e inventarti tutte le scuse possibili ( tipo: il cane mi ha mangiato l’agenda).
3. La ricetta del medico
Ciò accade quando appunto l’organizzazione nel tuo locale è: il primo che passa risponde al telefono.
Praticamente la tua agenda prenotazioni è come la ricetta del medico scritta a mano.
Ciò equivale a prenotazioni incomprensibili, tavoli da 3 che sembrano da 8, nominativi errati ecc..
Sono scritte con una grafia talmente incomprensibile che solo un team di farmacisti sarebbe in grado di decifrarle per poter organizzare la sala.
Quindi ogni volta i tuoi camerieri si trovano a dover spostare tavoli e riorganizzare la sala all’ultimo.
Centralino ristorante: perché devi averlo nel tuo locale
Continuando a prendere le prenotazioni del tuo locale telefonicamente stai regalando molti dei tuoi clienti alla concorrenza.
Infatti ogni volta che ti squilla il telefono e rispondi, senza accorgertene, regali i tuoi clienti migliori alla concorrenza.
Ciò accade per due motivi principalmente:
- Trovano il telefono occupato più volte, quindi credendo che tu sia chiuso o non abbia più nessun tavolo disponibile decidono di prenotare altrove;
- Prendi la prenotazione di clienti parassita, accettando ogni cliente (fino ad esaurimento tavoli) senza avere un sistema per riconoscere se è già stato da te e che tipo di cliente è ti trovi a riservare un tavolo a qualcuno che non ti porterà nessun guadagno, ti farà perdere tempo magari lamentandosi anche di qualcosa.. insomma cliente non in target.
Ti faccio un esempio:
Sei al telefono con la coppia che la scorsa volta ha consumato due pizze margherita e una bottiglia d’acqua naturale temperatura ambiente e nello stesso momento uno dei tuoi migliori clienti sta provando imperterrito a chiamarti sperando che la linea si liberi, fino a quando non decide di andare altrove.
In questo modo rischi di regalare per sempre uno dei tuoi clienti migliori alla concorrenza e non solo per una serata perché se quel concorrente è anche sufficientemente bravo e compie azioni di marketing su di lui per fidelizzarlo tenderà a tornare da lui ogni volta che può.
Ciò accade perché non conosci i tuoi clienti.
Questo non significa che tu debba ricordare tutti i loro numeri e nomi a memoria ma devi tenere traccia di chi sono, quali sono i loro interessi.
Insomma devi avere una lista contatti.
Inoltre, se stacchi il telefono non appena sei al completo e decidi di non rispondere più il danno che ti stai creando raddoppia.
Perché sta mettendo una barriera tra te e i tuoi clienti che non ti consente, nel caso di una disdetta dell’ultimo minuto o di un no-show (caratteristici nel nostro settore) di contattare i tuoi clienti per dire loro che si è liberato un tavoli.
Quindi ti troverai a fine serata con i tavoli vuoti senza una strategia per riuscire a sostituirli tempestivamente.
I vantaggi e le funzioni del centralino digitale
A questo punto ti sarai reso conto che ciò che fino ad ora ti sembrava una normalissima routine in realtà sta creando al tuo locale un danno non da poco.
Anche io nel mio locale, il Bounty di Rimini, ero vittima di questo classico iter di prenotazione.
Per questo motivo ho creato Voice Pro, l’unico centralino digitale specifico per la ristorazione.
Infatti grazie a Voice Pro potrai:
- Raccogliere le prenotazioni dei tuoi clienti in automatico (senza dover stare giornate intere attaccato al telefono);
- Raccogliere i contatti dei tuoi clienti, anche di quelli che rifiuti così da poterli ricontattare e richiamarli a te nei giorni più scarichi;
- Ricevere più prenotazioni contemporaneamente senza doverti preoccupare di tenere la linea occupata ed agevolando i tuoi clienti;
- Scegliere i tuoi clienti, ricevendo le prenotazioni tramite Pienissimo Pro direttamente sul tuo tablet se hai un ultimo tavolo da 2 disponibile in sala avrai la possibilità di scegliere i tuoi clienti migliori;
- Puoi accettare le prenotazioni ed organizzare tutti i tuoi tavoli contemporaneamente grazie alla piantina della tua sala aggiornata in tempo reale di Pienissimo Pro;
A questo punto ti starai chiedendo: “Ma come faccio a non parlare più con i miei clienti, se devo comunicargli qualcosa all’ultimo? Se ritardano? Se voglio aggiungere un posto al tavolo?”
So bene che ogni cliente ha un’esigenza particolare e degli imprevisti possono capitare.
Infatti con Voice Pro un tuo cliente prenota un tavolo potrà comunque parlare con te o addirittura potrai avviare una conversazione su Whatsapp grazie all’integrazione di Whatsapp con Pienissimo Pro. (Scopri tutte le funzionalità di Whatsapp cliccando qui.)
Inoltre nel form di prenotazione di Pienissimo Pro c’è una sezione dedicata alle note, in cui i tuoi clienti hanno la possibilità di comunicarti eventuali richieste particolari, intolleranze, allergie o variazioni sugli ordini di asporto e delivery.
La storia di 2 ristoratori che stanno utilizzando Voice Pro
Christian Cappello – Ristorante Cappello 1968 – Rosolina (RO)
Christian Cappello, titolare del Ristorante Cappello 1968 a Rosolina (RO), traferendo le chiamate del suo locale sul suo cellulare ha dovuto rinunciare ad ogni minuto di libertà.
Infatti, era schiavo del suo telefono e passava intere serate a rispondere ai suoi clienti “mi dispiace, siamo al completo”.
Christian era esausto di rispondere continuamente al telefono, gestire le telefonare del suo locale era diventata una vera impresa che comportava una grande perdita di tempo e pazienza.
Ad oggi però questo è solo un brutto ricordo perché dopo aver introdotto nel suo locale Voice Pro è riuscito da subito a trasformare il 70% delle prenotazioni telefoniche in prenotazioni online.
Maurizio Freccia – Barrio de Tango – Saronno (VA)
Maurizio Freccia, titolare di Barrio de Tango a Saronno (VA), per riempire il suo locale prendeva il maggior numero di prenotazioni possibili considerando che poi avrebbe potuto spostare e girare i tavoli del suo locale.
In realtà spesso accadeva che si rendeva conto di avere più clienti prenotati che sedie per accoglierli quindi li ammucchiava e faceva di tutto pur di riempire il suo cassetto.
Questo accade perché non hai un metodo per raccogliere le prenotazioni ed organizzare la sala.
In questo modo rischi di generare l’effetto contrario e impattare negativamente sul tuo fatturato invece di aumentarlo.
Maurizio grazie a Voice Pro è riuscito a risolvere i suoi problemi.
Oggi infatti non solo assegna subito un tavolo ad ogni prenotazione con Pienissimo Pro, ma ha il tempo scegliere quali clienti accogliere nel suo locale.
Scopri di più su Voice Pro
Inoltre per installarlo nel tuo locale non avrai bisogno di fare nessun intervento sulla tua linea telefonica, non dovrai cambiare il numero del tuo locale e potrai personalizzare il tuo messaggio di segreteria.
Vuoi scoprire di più su Voice Pro? Clicca sul bottone verde qui sotto.
