La gestione delle prenotazioni in un ristorante può essere un’impresa ardua, soprattutto quando si hanno tavolate numerose e si vuole evitare i no-show.
Sicuramente ti è già successo che qualche cliente ti tirasse un bidone, non presentandosi al locale senza prendersi neanche il disturbo di avvisarti.
Al di là dell’arrabbiatura, quel “no-show” ti ha generato un vero e proprio danno economico poiché un tavolo potenzialmente “venduto” alla fine dei conti è rimasto vuoto e sai già che il tavolo vuoto è il costo più grande se hai un ristorante.
Ma esiste un modo per abbattere il no-show e aumentare la revenue, oppure è un problema che noi ristoratori non riusciremo mai a risolvere?
In questo articolo, raccontandoti una mia personale esperienza voglio spiegarti come limitare il no-show del tuo locale ottimizzando la gestione delle prenotazioni e di conseguenza aumentare la tua revenue.
- La mia esperienza personale con il no-show nel mio ristorante;
- Cosa ho imparato sulla gestione delle prenotazioni in un ristorante;
- Prenotazioni in un ristorante: la sfida di evitare i no-show;
- 3 metodi per abbattere il no-show;
- Pienissimo Pro: l’alleato dei ristoratori per gestire le prenotazioni;
- Partecipa al Webinar Gratuito “Come aumentare la Revenue delle tue prenotazioni eliminando i No-show”
La mia esperienza personale con il no show nel mio ristorante
Avevo iniziato da poco il percorso con il mio locale, il Bounty di Rimini, ero giovane e inesperto ma mi ricordo di quest’episodio come fosse ieri.
Mi chiama una ragazza per prenotare un tavolo da 15 persone alle 20.45 per il suo compleanno.
Subito penso che mi bloccherebbe il giro di parecchi tavoli, ma avere una tavolata così grande di gente che vuol festeggiare potrebbe valere la pena, quindi decido di prenderla.
Ore 20:45 in punto, non vedo arrivare nessuno. Un minimo di ritardo è tollerabile.
Ore 21:15, ancora nessuno. Inizio a dubitare di aver segnato la prenotazione per il giorno corretto. Attendo ancora un po’.
Ore 21:45, a un’ora dall’orario di prenotazione. Imbestialito chiamo la ragazza dicendo che li stiamo aspettando.
Al quel punto la ragazza mi risponde, nel caos evidente di un altro locale, dicendomi che aveva provato più volte a telefonarmi per disdire il tavolo, ma aveva trovato sempre occupato e successivamente nessuno le aveva risposto.
Testuali parole: “Io ho provato ad avvisarvi”….
Cosa ho imparato sulla gestione delle prenotazioni in un ristorante
Lascio a te i calcoli del danno che quella tavolata mi ha creato, considerando tutti i tavoli che avevo dovuto rifiutare quella sera.
A questo punto potevo maledire quella ragazza, maledire il mio telefono occupato e dopo essermi sfogato, scrollare le spalle e consolarmi dicendomi: “nella ristorazione sono cose che capitano, bisogna conviverci”.
Invece, anche se quella sera la rabbia che provavo nei confronti di quella ragazza era indescrivibile, oggi devo solo dirle “GRAZIE!”
Mi sono reso conto che avevo bisogno di un sistema specifico per gestire le prenotazioni nel mio locale, ottimizzare i turni nei vari servizi e avere dei metodi per rimpiazzare un no-show anche in brevissimo tempo.
Le cose dovevano cambiare.
Ho quindi iniziato a capire che tutte le ore perse a rispondere al telefono per raccogliere prenotazioni, gestire la sala, incastrare i turni dei tavoli non solo mi portavano via del tempo prezioso ma mi creavano danni che non potevo permettermi.
Gestione prenotazioni in un ristorante: la sfida di evitare i no-show
A questo punto ti sarà chiaro quale danno provocano i no-show al tuo locale.
Provalo a quantificare in termini economici.
Se pensi a quanti tavoli vuoti hai avuto solo il mese scorso perché chi aveva prenotato non si era presentato e se provi moltiplicare il tuo scontrino medio per il numero di tavoli no-show, non mi stupirei se in questo momento avessi i capelli dritti dallo shock!
Proietta questo dato su un anno… più o meno hai quantificato quanto fatturato il fenomeno del no-show ti ha fatto evaporare?
Ma adesso voglio illustrarti 3 metodi testati che abbatteranno definitivamente il no-show nel tuo locale.
3 metodi per abbattere il no show
Partendo dalla mia esperienza che ti ho raccontato poco fa, ho messo a punto questi 3 metodi per gestione delle prenotazioni del tuo ristorante al meglio e limitare il no show.
Whatsapp non è casuale. In Italia è il canale di comunicazione più letto e più usato.
Avere la possibilità di inviare automaticamente un messaggio di conferma prenotazione al cliente e ricevere in tempo reale una risposta può aiutarti nella tua battaglia contro il no-show.
Immagina che un cliente abbia prenotato un tavolo per 5.
4 ore prima del suo arrivo, sul suo Whatsapp si trova un messaggio del genere: “Ciao Mario, confermi la tua prenotazione per 5 per il … alle ….?”
In caso di risposta affermativa hai una garanzia in più, ma se ti dice che non viene o che viene con meno gente o ha persone da aggiungere allora ecco che hai tutto il tempo per riorganizzarti evitando che quel tavolo resti vuoto.
2) Non smettere mai di ricevere richieste di prenotazione anche se il tuo locale è strapieno.
La tendenza di molti ristoratori è questa: quando la sala è sold out, allora non si prendono più prenotazioni.
Ed ecco che parte il cinema: sono a rispondere al telefono ripetendo come dei pappagalli con un tono falsamente dispiaciuto: “mi rincresce, purtroppo siamo pieni!”
Così facendo in realtà oltre a perdere del tempo che poteva essere impiegato per attività più proficue, perdono anche i contatti di tantissimi potenziali clienti.
Quindi nel caso di una disdetta improvvisa o un contrattempo, una serata che si preannunciava piena (per la quale forse erano stati chiamati degli extra) si rivela un flop e non c’è possibilità di rimediare.
Invece, automatizzare le richieste di prenotazione con un centralino e continuare a raccogliere contatti costituisce una vera e propria rete di sicurezza contro il no-show.
Per questo motivo ho inventato Voice Pro, il centralino digitale che trasforma automaticamente ogni telefonata in prenotazioni e contatti.
3) Utilizza Whatsapp per mandare messaggi alla tua lista contatti e rimpiazzare una disdetta.
Inoltre, poter comunicare in maniera rapida con la tua lista contatti è un’ottima arma per fronteggiare il no-show e rimpiazzare una disdetta.
Infatti, se tu hai i contatti dei clienti e sei stato bravo a segmentarli, non ci metti nulla in caso di disdetta a rimpiazzare un tavolo con un semplice messaggio Whatsapp.
Sono questi alcuni sistemi che puoi mettere in campo per abbattere il no-show nel tuo locale e non vedere svanire fette consistenti di fatturato.
Solo mettere in campo queste 3 attività può portarti un valore immenso, ma hai bisogno di uno strumento che ti permetta di mettere in piedi tutto ciò, ti sto parlando della prima applicazione specifica per la ristorazione Pienissimo Pro.
Non solo un’agenda digitale per le prenotazioni, ma un potente CRM che ti consentirà di mettere in campo azioni di marketing devastanti (scopri tutte le funzioni).
Come Pienissimo Pro può aiutare i ristoratori a migliorare il loro business
Quindi per riuscire ad attrarre clienti nel tuo locale hai bisogno di strategie di marketing specifiche per rivoluzionare il tuo modo di pensare alla prenotazione.
Ti faccio un esempio.
Il mio locale, il Bounty di Rimini, è aperto 365 giorni all’anno dalle 12 alle 4, nell’arco della giornata vede passare tipologie di clienti completamente differenti tra loro.
Da famiglie con bambini, coppie, gruppi di amici delle età più disparate.
Inoltre, ci sono clienti del posto ma anche quelli di passaggio.
Magari qualcuno viene a Rimini per qualche giorno in vacanza o per una fiera.
Io questo riesco a capirlo perché acquisisco queste informazioni in fase di prenotazione e, di conseguenza, posso dedicargli un certo tipo di comunicazione piuttosto che un’altra.
Ad esempio, facendo il modo che nei pochi giorni di presenza nella mia città un cliente possa scegliere il mio locale più volte.
Ovvio, di strategie come queste ne ho tante e diverse in base alla tipologia di persona
Di conseguenza posso dire che ogni giorno della settimana, per tutto l’anno (mentre altri locali sono chiusi) io ho la fila fuori di gente che desidera posto nel mio locale.
Per questo quando ti parlo di Pienissimo Pro (l’agenda prenotazioni digitale specifica per ristorazione) ci tengo a specificare che ogni funzione al suo interno è pensata a risolvere i problemi di noi ristoratori e a massimizzare le presenze dei nostri locali.
