Gestire le prenotazioni al ristorante con l’agenda cartacea, magari quella che ti ha regalato il fornitore, cercando di imbonirti, in realtà costituisce un vero è proprio danno per il tuo locale.
So che queste parole ti potrebbero suonare come un complotto, ma in realtà quell’agenda, apparentemente innocua, su cui fai affidamento per segnare le prenotazioni è il tuo peggior collaboratore.
Leggi attentamente questo articolo in cui ti spiego non solo tutti i danni che l’agenda cartacea ti causa, ma anche come puoi “licenziarla definitivamente” e sostituirla con un metodo per gestire le prenotazioni più intuitivo e profittevole.
- Come funziona la gestione delle prenotazioni in un ristorante?
- A cosa serve un’agenda digitale e perché devi sostituirla a quella cartacea;
- Gestione delle prenotazioni per eliminare il no show del tuo ristorante con Pienissimo Pro;
- Gestire ed ottimizzare l’overbooking;
- Come introdurre Pienissimo Pro nel tuo locale
Come funziona la gestione delle prenotazioni in un ristorante?
La maggior parte dei ristoratori risponderebbe a questa domanda senza pensarci due volte: “rispondo al telefono, lo scrivo sull’agenda e poi organizzo la sala.”
In realtà questo modo di gestire le prenotazioni di un ristorante, non solo non è ottimale ma è un vero e proprio collo di bottiglia che causa molti danni anche economici dei quali spesso non ti accorgi nemmeno.
Sui danni della prenotazione telefonica ho già parlato abbondantemente in questo articolo, ma adesso voglio focalizzarmi sull’agenda cartacea.
Dimmi la riconosci? 👇🏻
Probabilmente anche la tua agenda cartacea è così, piena di scarabocchi, di cancellature, di ghirigori e di prenotazioni incomprensibili.
Partendo quindi da queste due pagine posso farti vedere quali danni può causare l’agenda cartacea:
1. Errori nell'organizzazione della sala
Magari tra i vari ghirigori scambi un 8 per un 3 e ti ritrovi con 5 persone che non sai come sistemare e devi dare sfogo a tutta la tua creatività.
2. Prenotazioni Fantasma
Sono quelle prenotazioni che prendi di fretta, mentre sei impegnato ripromettendoti che appena hai tempo te lo appunti sull’agenda ed ecco che la prenotazione sparisce e con essa anche i dati del cliente.
3. Prenotazioni Rifiutate
Quante volte ti è capitato di dover rispondere al telefono con il locale pieno e ripetere “mi dispiace, siamo pieni“.
Ma cosa c’entra l’agenda cartacea in questo?
C’entra eccome perché quei clienti che tu rifiuti spariscono nel nulla, non ne tieni traccia.
Eppure sono clienti che attivamente stanno dimostrando di voler venire da te.
Tu però non hai un sistema per metterli in lista d’attesa o indirizzarli su un altro giorno ed ecco che magicamente si trasformano in clienti della concorrenza.
4. Impossibilità di generare una lista contatti
Questo non è un danno da sottovalutare troppo, poiché la lista contatti dei tuoi clienti è l’asset più importante per il tuo locale.
Avere i contatti di tutte le persone che hanno scelto il tuo locale e poterli contattare direttamente, magari con promo o offerte mirate ti consente di riempire il tuo locale a comando.
Quindi presumibilmente ogni anno cambiando l’agenda e buttando via quella vecchia, distruggi una vera e propria miniera d’oro.
Tuttavia, c’è qualcuno che si prende la briga di trascrivere tutti quei contatti magari su un foglio excel per poi riutilizzarli…
Peccato che così facendo non sei a norma del GDPR e rischi molto.
La soluzione a tutto questo è passare da una agenda cartacea a una digitale (come Pienissimo Pro).
A cosa serve un'agenda digitale e perché devi sostituirla a quella cartacea
Al giorno d’oggi tutti siamo abituati a prenotare online.
Prenotiamo con un semplice clic aerei, treni, hotel, facciamo shopping online, ma per il ristorante abbiamo deciso di condannarci a chiamare, aspettare di prendere la linea e prenotare.
Invece grazie all’agenda digitale Pienissimo Pro puoi evitare tutto questo perché
in automatico riuscirai a:
- Gestire al meglio le tue prenotazioni ed ottimizzare la tua sala così da rendere ogni suo angolo profittevole.
- Archiviare i contatti di tutti i tuoi clienti a norma di GDPR e farci sopra azioni di marketing.
- Scegliere quali clienti accettare e quali rifiutare (se hai l’ultimo tavolo da due puoi scegliere se lasciarlo ai tuoi clienti migliori o ai due ragazzini che l’ultima volta hanno diviso una pizza margherita e una bottiglia d’acqua).
- Comunicare con i tuoi clienti attraverso più canali (sms, mail, whatsapp).
- Non dipendere dagli orari di apertura del locale e dalla linea telefonica.
Con una agenda digitale potrai ricevere prenotazioni h24, 7 su 7.
Tu dovrai solo limitarti ad accettarle o rifiutarle. - Creare una lista di overbooking per sostituire i tavoli che hanno disdetto all’ultimo minuto.
A questo punto ti sarà chiaro il perché non puoi continuare a prendere prenotazioni con telefono, carta e penna , sostituendo questa dannosa abitudine con Pienissimo Pro.
Gestione delle prenotazioni per eliminare il no show del tuo ristorante con Pienissimo Pro
Un’altra condanna che il sistema di prenotazioni digitale di Pienissimo Pro può aiutarti a sconfiggere è il no-show.
Ma cosa è il no-show?
Non è nient’altro che un cliente che ti tira un bidone dopo aver prenotato un tavolo.
Questi episodi accadono da sempre, sono imprevedibili e creano un danno al tuo fatturato.
Molti ristoranti hanno provato ad adottare soluzioni per riuscire ad abbattere il no-show.
Ma la maggior parte di queste soluzioni, come il pagamento anticipato o le penali non sono applicabili da tutte le tipologie di locali.
Per questo ho creato un sistema che ti permetta di eliminarlo senza dover coinvolgere il portafogli del tuo clienti ancora prima che arrivino al locale.
Infatti con Pienissimo Pro puoi inviare un messaggio Whatsapp di remind ai tuoi clienti poche ore prima dell’arrivo previsto al locale così da avere un’ ulteriore conferma e dare loro la possibilità di comunicarti eventuali cambiamenti.
Nonostante ciò può capitare che qualcuno scelga di non presentarsi comunque.
A questo punto entra in tuo aiuto la lista d’attesa con cui rimpiazzare tempestivamente i tavoli (su questa tematica ho anche fatto un webinar: clicca qui per vederlo).
Gestire ed ottimizzare l'overbooking
Riempire il tuo locale nel fine settimana è facile: ricevi chiamate in continuazione, lavori su più turni e rifiuti parecchi clienti.
Durante la settimana però la situazione cambia.
Fai più fatica a trovare clienti, quei tavoli vuoti diventano un vero problema e i costi dell’infrasettimanale scarico divorano tutti i guadagni del fine settimana.
Ciò accade perché non hai una strategia per gestire l’overbooking del tuo locale, ricontattare i tuoi clienti e farli tornare da te a comando.
Questa è la situazione che viveva anche Luca Lardone dell’Industry Pub di Pancalieri (TO).
Luca non aveva problemi a riempire il suo locale nel fine settimana, anzi rifiutava anche parecchi clienti mentre in settimana il suo locale era spesso vuoto e faceva fatica a lavorare.
Solo dopo aver introdotto nel suo locale Pienissimo Pro è riuscito a mettere in capo delle azioni di marketing mirate al recupero delle prenotazioni rifiutate durante il fine settimana.
In questo modo Luca si assicura un locale pieno in ogni giorno della settimana e per soddisfare tutte le richieste dei clienti ha dovuto anche ampliare il suo locale e tenere aperto tutti i giorni.
Questo perché Pienissimo Pro non è solo un’agenda digitale per le prenotazioni, ma un potente CRM che ti consente di strutturare strategie di marketing specifiche per i tuoi clienti.
Ascolta tu stesso la storia di Luca Lardone 👇🏻
Come introdurre Pienissimo Pro nel tuo locale
A questo punto avrai capito il valore di sostituire la tua agenda cartacea con l’agenda digitale Pienissimo Pro clicca sul bottone verde e scopri come introdurlo nel tuo locale.
